Prima del lockdown era consuetudine per molti di noi recarsi in azienda per svolgere compiti e mansioni relativi al ruolo professionale ricoperto.

L’attuale situazione di emergenza sanitaria globale ha invece posto l’accento e dirottato l’attenzione verso modalità di lavoro agile che tra loro in comune hanno la “delocalizzazione” della postazione di lavoro.

Il termine “home working”, spesso confuso con “smart working”, è entrato con prepotenza a far parte del linguaggio comune, introducendo modifiche a schemi operativi consolidati.

Organizzare tempo, spazio e strumenti (tecnologici e non) in casa: questo il primo imperativo imposto a chi di noi si è trovato ad eseguire la professione da remoto.

Da qui la necessità di definire anche per l’home working un “galateo”, inteso quale insieme di regole “sociali” da rispettare.

Quali sono i perfetti accorgimenti da adottare se si lavora da casa? Eccoli di seguito.

• Postazione di lavoro

Occorre identificare all’interno della propria abitazione un luogo dove “allestire” una postazione quanto più possibile simile a quella che si aveva in ufficio. L’angolo di lavoro deve: – essere sempre in ordine per evitare il rischio di incorrere in situazioni imbarazzanti durante una video conferenza; – possedere una seduta comoda ed ergonomica dal momento che occorre comunque stare al pc e osservare l’orario di lavoro; ed infine – prevedere una collocazione funzionale degli strumenti necessari allo svolgimento dell’attività.

• Cura di Sé ed outfit

L’approccio al lavoro da remoto dovrebbe prevedere la medesima professionalità che si adotta quando ci si reca in ufficio, pertanto un altro dettaglio da non trascurare per chi svolge il proprio lavoro da casa riguarda il proprio standing.

Prima di mettersi alla postazione ed iniziare la propria giornata lavorativa sarebbe opportuno curare la propria immagine sistemando barba, capelli e trucco e scegliere con attenzione cosa indossare. Anche se non è necessario optare per un completo in doppio petto o un abito lungo da sera è decisamente sconsigliato sedersi alla propria postazione con un abbigliamento troppo informale.

• Video conferenza

Skype, Zoom, Teams ecc. sono applicazioni che consentono di effettuare e ricevere video chiamate nonché di organizzare video conferenze. Il primo adempimento da osservare quando si utilizzano questi strumenti è quello di tenere accesa la webcam per far sì che l’interlocutore non abbia la sensazione di star parlando ad uno schermo e possa anche leggere la comunicazione non verbale.

Altro aspetto da non sottovalutare è “il dove” svolgere gli incontri virtuali, ossia lo sfondo da utilizzare. Sarebbe preferibile optare per una libreria oppure per la classica parete bianca. In alternativa alcune applicazioni di video call consentono di utilizzare sfondi predefiniti da scegliere dal menù oppure di sfocare ciò che c’è dietro l’utente.

• Video conferenza: istruzioni per l’uso

È buona norma per chi si occupa di organizzare le riunioni in video “arrivare” con qualche minuto di anticipo rispetto agli altri per fare tutte le prove tecniche del caso.

Per chi partecipa e in qualche modo “subisce” l’orario della call occorre organizzarsi per l’occasione. Usare le cuffie e silenziare i microfoni durante le video call potrebbero non bastare per garantire l’armonia in casa. Laddove possibile potrebbe essere utile creare e condividere un calendario delle video call per permettere agli altri membri della famiglia oppure ai nostri coinquilini di organizzarsi.

Nel caso di brainstorming o di riunioni interattive è preferibile tenere il microfono in modalità muto per evitare inutili brusii di sottofondo. Quando arriva il proprio turno di intervenire riattivarlo, utilizzare una terminologia molto chiara e frasi brevi e fare delle pause tra un ragionamento e l’altro, in modo da agevolare l’inserimento degli altri nella conversazione.

• Mantenere gli orari di lavoro tradizionali

Svolgere la propria professione da remoto non implica necessariamente dilatare la propria giornata lavorativa. Se non in casi eccezionali, è quindi raccomandabile essere a disposizione di clienti, fornitori e colleghi durante le fasce orarie definite nel contratto di assunzione.

Bisognerebbe gestire il tempo a disposizione in casa come quando si è presso il proprio ufficio; definire le attività e distinguerle in urgenti, importanti e rimandabili è alla base dell’operatività e requisito essenziale per essere efficaci ed efficienti rispetto alla lista delle priorità.

Qualora dovesse accadere, per eventuali comunicazioni inviate in fasce orarie extralavorative, come ad esempio la sera tardi, è consigliabile attendere di visionare il feedback del proprio interlocutore la mattina seguente.

• Essere sempre puntuali

Quando si lavora in un’azienda i ritmi sono scanditi e regolari; salvo rare eccezioni sono definiti a priori l’orario di entrata, la pausa pranzo, l’uscita dal lavoro, ecc. Ne consegue che anche lavorare da remoto implica presentarsi in orario ed essere in postazione con qualche minuto di anticipo per pianificare al meglio la propria giornata; essere reperibile durante l’orario di lavoro e garantire copertura e reperibilità nelle fasce di apertura dell’ufficio al pubblico.

Il concetto di puntualità deve essere “allargato” anche al rispetto delle scadenze. Il raggiungimento degli obiettivi deve avvenire nei tempi stabili anche se si sta operando da casa e qualora ci fossero criticità rispetto alla consegna e alla presentazione del proprio lavoro occorre avvisare per tempo, esattamente come se si fosse in ufficio.

• Comunicare le criticità

Durante lo svolgimento delle proprie mansioni da casa è indispensabile mantenere una comunicazione costante ed efficace con i propri colleghi ed i propri responsabili.

La necessità di un confronto diretto, anche se da remoto, si presenta soprattutto nel caso in cui ci si trova a fronteggiare una criticità.

Che si tratti di rispetto delle scadenze, di difficoltà nell’utilizzo di un nuovo strumento tecnologico oppure di particolari esigenze espresse dai nostri abituali interlocutori è buona norma avvisare chi di competenza e farsi supportare.

Allertare e segnalare che qualcosa non va porta inevitabilmente all’azione dell’ufficio preposto e quindi alla risoluzione del caso/problema, evitando lo sviluppo di ulteriori complicazioni.

• Mantenere lo spirito di gruppo

L’essere umano è un animale sociale ed ha pertanto necessità di interagire con i suoi simili.

Punti di debolezza dell’home working sono l’isolamento personale e la mancanza di relazioni tra colleghi. Lavorare da casa non consente, infatti, lo svolgimento di attività sociali consolidate in azienda come ad esempio la pausa caffè o il pranzo con i colleghi.

Bisogna essere consapevoli che modo per superare la distanza fisica esiste; avvalendosi degli strumenti tecnologici in nostro possesso è possibile organizzare riunioni di team settimanali, coffee call oppure creare uno spazio digitale dove condividere con i colleghi hobby o passioni che esulino da argomenti prettamente lavorativi.

Approcciarsi al lavoro agile, che sia smart o che sia home, porta inevitabilmente ad un confronto con abitudini e ritmi sconosciuti.

L’attenzione non dovrebbe essere rivolta esclusivamente agli aspetti organizzativi necessari per garantire i risultati che normalmente si sarebbero raggiunti operando in ufficio, ma posta anche verso lo stato d’animo di chi per la prima volta si trova a fare i conti con questa metodologia di lavoro.

Il consiglio è di non vivere passivamente questo cambiamento professionale ma diventarne parte mettendo in atto strategie che consentano di comprendere gli stati emotivi che ne scaturiscono e di fornirvi risposte efficaci e puntuali.